Хаос в емейлах - как быть?
· 3 мин
Я пользуюсь емейлом уже больше 20 лет и всегда гордился идеальным порядком в структуре папок с письмами.
Для меня всегда было важно, чтобы во входящих оставалось 0 сообщений. Это подход под названием Inbox Zero, когда входящие у тебя под контролем. Я очень гордился тем, что мой инбокс почти всегда был zero. Мой подход был такой — я сначала сканировал емейлы глазами, отвечал на самые важные, а потом разбирал оставшиеся по папочкам.
В то же время у меня есть коллеги, которые используют подходы Zero Unread (ноль непрочитанных) и “хер с ними”. Второй подход заслуживает отдельного внимания. Они сканируют и читают некоторые свои емейлы, отвечают на самые важные, например, емейлы от определённых людей или связанные с определёнными проектами, а остальные емейлы просто тонут в непрочитанных, пока отправитель не пришлёт напоминание.
Теория здесь в том, что о важном тебе напомнят. А если не напомнили, значит, справились и без тебя. Тут важно оговориться, что эти люди без исключений были моего уровня в иерархии и выше, то есть те, чьего внимание требуют со всех сторон и чьё время стоит дороже многих требующих. Более младшим сотрудникам такая роскошь не позволительна — они должны быстро реагировать на входящие запросы.
Пару недель назад мне в руки попала книга “Algorithms to live by” (на русском не издавалась), где авторы описывают обыденные жизненные вещи с точки зрения компьютерных алгоритмов. Один из ключевых инсайтов для меня лично был в том, что процесс поиска важных сообщений в емейлах имеет “квадратичную сложность” и не масштабируется.
Это означает, что при увеличении количества емейлов в 2 раза, время на их поиск важных емейлов требуется в 4 раза больше. При увеличении количества в 3 раза время возрастает в 9 раз. Думаю, тренд понятен. Плюс при таком подходе происходит постоянная смена контекста, так как емейлы нужно просматривать, даже если на них не отвечаешь, и можно легко перегрузить мозг.
Авторы говорят, что при большом количестве входящих, более эффективной стратегией может быть просмотр и ответ на емейлы в случайном порядке, либо тупо в том порядке, в котором они отображаются. Используя эти знания, я переключился на режим Priority Inbox в Gmail (одна из прелестей работы в Гугле это использование Гугловских продуктов в работе, не только дома).
Priority Inbox автоматически показывает первыми емейлы, которые выглядят важными. Со временем он учится по твоим действиям и лучше решает что важно, а что нет. Плюс у меня стоят фильтры, которые показывают емейлы от руководства другим цветом. А что касается емейлов, которые не попали в важное — их я сканирую один раз в день, на некоторые отвечаю, а остальные оставляю гнить в компосте входящих.
Несмотря на свои страхи, я решил забить на потребность в контроле входящих и, спустя две недели, ничего страшного не произошло. Но работать стало счастливее, когда проверяешь емейлы раз в день и ничего не сортируешь, полагаясь на поиск.